¿Cuánta producción debes tener para no perder dinero?

¿Te ha pasado que montas un negocio con toda energía, pero pronto te das cuenta de que no puedes atender a todos los clientes… o que terminas el día con producto perdido que no pudiste vender? La capacidad de un negocio es uno de los temas que los emprendedores más suelen pasar por alto y, créanme, es uno de los más peligrosos.

Montar un negocio es emocionante. Tienen ideas, energía, ganas de comerte al mundo. Pero antes de empezar, debes responderte una pregunta: ¿cuánto puedes producir sin que tu negocio se descontrole?

La capacidad de producción no es solo una cuestión de máquinas o empleados. Incluye saber hasta donde puedes llegar sin perder calidad, sin desperdiciar recursos y sin decepcionar a los clientes. En este artículo te comparto ideas sencillas, ejemplos reales y consejos prácticos para que puedas planificar tu crecimiento, sin caer en el caos.

¿Qué es la capacidad y por qué importa?

No vamos a hablar aquí de fórmulas, ni de ingeniería, no te preocupes. Trataré de explicártelo con un ejemplo sencillo, una pizzería.

Imagina que has notado una demanda de pizzas y que, en una zona específica, no hay suficientes pizzerías para satisfacerla. Has hablado con amigos y conocidos, has explorado por cuenta, y has tomado la decisión.

Como te has documentado, sabes que el elemento principal de una pizzería es su horno; con un horno puedes hacer pizzas durante todo el tiempo que tu local funcione. Pero no todo es tan sencillo, debes considerar el tiempo para calentarlo, enfriarlo, limpiarlo, entrar y sacar las pizzas, etc. Cuando sumas todo esto, lo que realmente logras con el horno es inferior a lo que te habías propuesto.

Así que, en realidad, tienes tres tipos de capacidad:

• La idea, o de diseño, que es lo que pudieras hacer en condiciones perfectas.

• La realista, que es lo que puedes hacer un día normal, considerando todo el proceso.

• La verdadera, que considera cualquier imprevisto, por mínimo que sea.

Un consejo importante aquí, cualquier proveedor o fabricante del equipamiento te dará una capacidad que rosa con la ideal. Y tus empleados tienen una curva de aprendizaje que deben transcurrir, para operar con la máxima eficacia.

Entonces, ¿Cuántas pizzas puedes servir?

Supongamos un horno que, según su fabricante, puede hacer 6 pizzas cada 15 minutos. Si tu jornada de trabajo es de 8 horas, entonces idealmente podrías producir 192 pizzas al día. Pero cuando consideras los tiempos para calentarlo, enfriarlo, limpiarlo, operarlo, la cantidad de pizzas diarias pudiesen reducirse a 160, por hacer una estimación.

Ese número, 160 pizzas, sería tu capacidad real. A partir de este número pudieses calcular el resto de los requerimientos del negocio, mesas, camareros, platos, cubiertos, etc. En el caso particular de la pizzería, el horno es la restricción, el cuello de botella; es el que determina la capacidad máxima de lo que puedes ofrecer.

Lo que el horno es para una pizzería, puede ser para otro la cantidad de trabajadores, la duración variable de la creación del producto o servicio, un equipamiento o incluso la demanda.

La demanda es la cantidad de personas dispuestas a comprar una pizza durante un período determinado de tiempo y es, generalmente, superior a lo que puedes ofrecer. Pero otras veces es menos.

• Si tienes más capacidad que demanda, estas desperdiciando recursos. Este es el escenario más peligroso.

• Si tienes más demanda que capacidad, puedes estar perdiendo clientes a menos que lo que ofreces sea bastante bueno como para que estos sacrifiquen su tiempo esperándote.

• Si tienes una capacidad que se ajusta aproximadamente a su demanda, con ligeras desviaciones en cualquier dirección, ya estás en tu punto ideal.

Aunque puede ser aconsejable, y por ahí te encuentran personas que te dicen que es obvio, no necesitas realizar un estudio costoso para determinar la capacidad. Puedes comenzar observando la competencia, hablando con sus clientes, realizando pequeñas pruebas. Si es importante tener una aproximación cercana a la realidad, aunque sea mínima.

Retos más comunes, y cómo enfrentarlos sin fórmulas

Aquí te detallo algunos problemas típicos que enfrentan los emprendedores al calcular su capacidad, incluyendo consejos para solucionarlos_

1. Predecir la demanda es difícil, y costoso, por lo que es probable que empieces a operar sin saber cuántos negocios vendrán. Puedes anteponerte este haciendo pruebas piloto, comenzando en pequeño y ajustando sobre la marcha.

2. No tienes todo el dinero que quisieras, lo que implica que no podrás satisfacer toda la demanda. Entonces escala poco a poco aprovecha el rendimiento para crecer; no es necesario que empieces con todo, y a veces tampoco es aconsejable.

3. Tu equipo necesita tiempo, los empleados, incluyéndote, necesitarán recorrer toda la curva de aprendizaje requerida para poder trabajar con eficiencia y eficacia. Por lo tanto, es vital tener paciencia, trabajar en la formación de tu equipo y dejar un margen para problemas imprevistos.

4. 4. Los productos cambian, no todas las pizzas tardan lo mismo, ni en elaboración ni el horno. Establece tiempos estándares y adapta tu planificación a la realidad.

5. 5. Tus proveedores no siempre cumplen, y sin materias primas no hay producto final. La elección de proveedores confiables también requiere una curva de aprendizaje, y debes considerarlo. Mientras lo logras, ten un inventario de seguridad.

Es probable que consideres que necesitas de herramientas y fórmulas para sobrepasar con seguridad estos retos, pero te aseguro que no necesitarás de software ni hojas de cálculo complicadas. Estas están diseñadas para la determinación de la capacidad de procesos más complejos y amplios.

Preguntas claves que no debes obviar

Antes de determinar la necesidad urgente de estos recursos de planificación puedes hacerte las siguientes preguntas:

• ¿Cuánto puedo producir en un día normal? Es la pregunta más básica, es probable que para responderá tengas que hacer unos pocos cálculos, pero es importante alcanzar un número que se acerque a la realidad, lo que implica considerar todos los factores y retos.

• ¿Qué pasa si hay un imprevisto? Tener un plan de contingencia es un excelente día, puede ser que te cueste un poco de esfuerzo y que no puedas determinar todos los imprevistos; pero créeme, cualquier imprevisto al que puedas anteponerte será una pequeña victoria.

• ¿Qué parte de mi negocio limita todo lo demás? Identifica la restricción o cuello de botella de tu proceso; ¿qué operación, personal o equipo no puede detenerse, o el sistema se detiene? La determinación de la restricción es, sin dudas, el elemento más importante en la determinación de la capacidad.

• ¿Cuánto me cuesta producir cada unidad? Aunque pudiese parecer que le estoy pidiendo que haga un cálculo de costo profundo, no es así. Pero tampoco puede ser un número aleatorio, haga un cálculo aproximado de este costo, y tómelo en consideración también al ajustar los precios.

• ¿Cuántos clientes puedo atender, sin perder calidad? Volviendo al ejemplo de la pizzería, puedes reducir el tiempo de cocción de las pizzas para incrementar tu capacidad, si la demanda la supera. Pero créeme, no es lo aconsejable. Esto no implica que puedas hacer pruebas para ajustar los tiempos del horno, los fabricantes realizan pruebas en un ambiente controlado, usted puede realizarlas también y ajustar el desempeño.

Conclusiones: Crecer con cabeza

La capacidad de producción no es sólo una cifra. Es la forma de pensar tu negocio. Es saber hasta dónde puedes llegar sin perder el control. Y lo más importante es entender que crecer no significa hacer más, sino hacerlo mejor.

Así que antes de invertir, contratar o ampliarte…, detente un momento a pensar. ¿Estás listo para producir lo que el mercado te pide? ¿O necesitas ajustar tu capacidad para no tropezar en el camino?

Haz una pausa, toma papel y lápiz y calcula tu capacidad real. Más que fórmulas, necesitas sentido común y mucha observación. Tu negocio o emprendimiento necesita un camino equilibrado; y tú mereces emprender con tranquilidad.